MODALITÀ DI CONSEGNA DEI DOCUMENTI AI DIPENDENTI
L’interpello n. 2 del 30-9-2026 affronta la questione delle modalità digitali di assolvimento degli obblighi di consegna e di acquisizione della documentazione connessa all'instaurazione del rapporto di lavoro.
Questi i quesiti.
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se gli obblighi di consegna al lavoratore di documenti che non richiedono attività compilativa o dichiarativa da parte dello stesso possano essere assolti mediante messa a disposizione in un'area riservata di una piattaforma informatica accessibile al solo lavoratore interessato;
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se la compilazione e la sottoscrizione della documentazione contenente dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore possano essere effettuate mediante applicativi digitali o strumenti informatici equivalenti, previa identificazione elettronica del dichiarante e nel rispetto della disciplina di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale - CAD).
Sul primo quesito il Ministero richiama la risposta a interpello n. 1/2008 che aveva ritenuto ammissibile l'assolvimento dell'obbligo di consegna del prospetto paga mediante posta elettronica certificata (necessaria a fini della prova).
Col successivo interpello n. 13/2012 la strumentazione utilizzabile era stata ampliata prevedendo che la consegna possa avvenire anche mediante posta elettronica ordinaria o mediante collocazione del documento in un'apposita area riservata accessibile al lavoratore con password o codice segreto personale, purché resti garantita la possibilità di entrare nella disponibilità del documento e di materializzarlo e sempre che risulti tracciabile la relativa messa a disposizione.
Questo orientamento è ora confermato: in assenza di disposizioni che prescrivano specifiche modalità di consegna, gli obblighi documentali possono essere assolti mediante messa a disposizione dei documenti in un'area riservata della piattaforma aziendale accessibile esclusivamente al lavoratore interessato, purché siano garantiti:
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l'identificazione dell'utente e la sicurezza del processo di accesso;
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l'accessibilità e la disponibilità della documentazione da parte del lavoratore, intese come possibilità di visionare, conservare e riprodurre i documenti;
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l'integrità dei documenti;
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la tracciabilità della data di messa a disposizione e, ove richiesta, della presa visione da parte del lavoratore.
La messa a disposizione può riguardare contestualmente più documenti, anche con un'unica conferma di presa visione riepilogativa, purché il sistema registri distintamente, per ciascun documento, la data di messa a disposizione e la relativa presa visione, ove richiesta.
È comunque possibile l’utilizzo della posta elettronica certificata o di altri strumenti telematici a condizione che consentano la prova dell'avvenuta consegna.
Questa parte si conclude con una precisazione: l'eventuale indisponibilità temporanea della piattaforma non esonera dal rispetto dei termini previsti per i singoli adempimenti; il datore di lavoro deve pertanto assicurare modalità alternative di consegna, conservandone evidenza.
Il secondo quesito riguarda invece la documentazione che richiede una dichiarazione di scienza o di volontà del lavoratore.
In questo caso ci sono due aspetti distinti: il momento dell'identificazione elettronica del lavoratore e quello della formazione e sottoscrizione del documento informatico.
La prima questione è risolta attraverso l'utilizzo di strumenti di identificazione elettronica quali il Spid e Cie coerenti con quanto previsto dall'articolo 64 del Codice dell’amministrazione digitale (Cad)1.
L'identificazione tramite Spid e Cie non può però essere considerata equivalente all'apposizione di una firma elettronica.
In questo caso il riferimento è l'articolo 20 comma 1-bis del Dlgs n. 82/2005 secondo cui il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta ed è idoneo a produrre gli effetti previsti dall'articolo 2702 del codice civile quando vi sia apposta una firma digitale, una firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata, ovvero quando esso sia formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo che ne garantisca sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità manifesta e inequivoca al medesimo autore.
In conclusione
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per i documenti che contengono dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore è necessaria la sottoscrizione con firma digitale, firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata, ovvero la formazione del documento con il processo di cui all'articolo 20, comma 1-bis, del CAD, non essendo sufficiente la sola identificazione mediante SPID o CIE. Restano fermi gli eventuali requisiti di forma e i termini prescritti dalla disciplina propria di ciascun documento, la cui verifica compete al datore di lavoro, nel rispetto del CAD, del Regolamento eIDAS e delle pertinenti Linee guida AgID.